È molto frequente il caso di stabili gestiti dagli stessi proprietari. Amministrare il proprio condominio è un impegno che va preso dopo attenta considerazione, in quanto non sono previste differenze da un condominio seguito da un amministratore professionista, comprese le responsabilità e le incombenze.
Dedicheremo questo articolo all’acquisizione dell’incarico, contemplando i requisiti che deve possedere il condomino/amministratore, la nomina, le prime operazioni da compiere e cominceremo ad inquadrare le incombenze di cui si dovrà occupare.
Chiunque si occupa della gestione di un condominio, deve essere edotto sugli adempimenti che ne derivano. La Legge non prevede alcun trattamento particolare per il condomino che decide di amministrare il proprio condominio.
Unica vera differenza è data dall’art. 71 bis delle Disposizioni per l’attuazione del C.c., in cui vengono elencate le caratteristiche che i professionisti devono possedere per poter amministrare i condomini. A loro sono richieste maggiori qualifiche, oltre a quelle che descriveremo a breve.
Riassumendo, chiunque voglia svolgere l’incarico di amministratore del proprio condominio, dovrà :
Altra differenza è sull’obbligo di formazione richiesta ai professionisti, derivante dal DM 140/14. I proprietari che vogliono assumere l’onere della gestione del proprio condominio, ne sono esentati.
Cominciamo a definire quali saranno le operazioni che dovrà compiere il condomino che vuole assumere il ruolo di amministratore.
Esattamente come per un professionista, anche l’amministratore/condomino dovrà farsi eleggere con una votazione assembleare. La maggioranza prevista per la nomina e /o conferma deve rappresentare almeno la metà dei millesimi ed il 50%+1 dei presenti (non dei convocati), come previsto dall’art. 1136 C.c.
Facendo un caso pratico, ogni assemblea deve prevedere 2 convocazioni. Sono previste delle percentuali differenti per poter dare avvio all’assemblea.
Convocazione | Millesimi | Proprietari |
---|---|---|
Prima | 2/3 mm | 1/2 |
Seconda | 1/3 mm | 1/3 |
Attenzione a che la convocazione sia stata inviata a tutti gli aventi diritto.
Attenzione, nel numero dei proprietari deve essere considerata una sola persona. In presenza di un appartamento in comproprietà tra moglie e marito, ad esempio, insieme varranno “1”. Se non dovessero essere d’accordo sulle decisioni da prendere, il Presidente dell’assemblea provvederà a scegliere chi abilitare al voto.
Amministrare il proprio condominio non preclude di farlo a pagamento. Nel caso in cui l’amministratore/condomino intenda richiedere un compenso, dovrà presentare un preventivo che specificherà non solo l’emolumento, ma dovrà essere dettagliato per ogni voce per la quale si richiederà un compenso.
l’Art. 1129 prevede che l’amministratore, all’atto dell’accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l’importo dovuto a titolo di compenso per l’attività svolta.
Dopo esser stato eletto dall’assemblea, l’amministratore/condomino dovrà richiedere di ricoprire il ruolo di Responsabile al trattamento, in quanto sarà suo onere trattare e conservare correttamente i dati del condominio, dei condomini e dei fornitori, come previsto dal GDPR.
Dovrà predisporre una dichiarazione da far approvare all’assemblea, in cui richiederà di essere nominato Responsabile al trattamento per lo stesso periodo del suo mandato.
Ora che ha tutte le autorizzazioni dell’assemblea, dovrà recarsi all’Agenzia delle Entrate per associare il Codice Fiscale del condominio al proprio. Se il condominio ne fosse privo, lo deve richiedere (DPR 784/1976).
La richiesta di variazione va fatta compilando (anche online) il modello AA5/6, indicando il codice attività Ateco 97.00.02.
L’art. 1129 del Codice civile obbliga il condominio a dotarsi di un conto corrente, ogni variazione di amministratore va quindi comunicata alla banca al fine di prendere possesso del conto e poterlo movimentare.
La richiesta dovrà essere corredata dal verbale di nomina. Ogni transazione, siano pagamenti o incassi, dovranno transitare dal conto corrente del condominio, assolutamente non da quello dell’amministratore/condomino.
Ora cerchiamo di capire di cosa si dovrà occupare il condomino/amministratore, e cosa dovrà assolutamente evitare. Cominciamo subito da questo aspetto.
Possiamo riassumere uno dei comportamenti più ad alto rischio nelle incombenze dell’amministratore/condomino, quello che può essere riassunto nella filosofia del:
…ma sì, facciamo così lo stesso, cosa vuoi che succeda? Abbiamo sempre fatto in questo modo…
Si deve sempre seguire la via prevista dalla Legge, le scorciatoie non sono la strada più breve per una soluzione, ma per arrivare prima ad un problema. L’amministrazione condominiale non fa eccezione.
L’art. 1129 considera gravi irregolarità, oltre al non rendere conto della gestione o delle pratiche fiscali:
Anche sotto questo aspetto, le incombenze da affrontare non cambiano per i professionisti e chi ha deciso di amministrare il proprio condominio. L’art. 1130 ci guida in modo sintetico ai compiti che dovrà svolgere:
Arcadia è il software ideale anche per chi ha deciso di amministrare il proprio condominio. Se hai delle incertezze, se non hai idea di come fare a ripartire una spesa, come creare un preventivo, come gestire fornitori e soprattutto le dichiarazioni fiscali, lascia che Arcadia lo faccia par te.
Arcadia è programmato in modo da rendere il più semplice possibile gestire il tuo condominio in modo professionale, evitando tanti degli errori che abbiamo visto costituire gravi irregolarità. Considera poi che nel caso in cui si vorranno passare le incombenze da amministratore ad un altro condomino, basterà trasmettergli le credenziali.
Scoprirai che il software andrà a soddisfare tutti gli obblighi in capo all’amministratore, assemblee e parte documentale compresa.
Anche nella stesura del manuale d’uso abbiamo pensato ad un capitolo che aiuterà in modo particolare chi si occupa di amministrare il proprio condominio, troverai descritti tutti i passi per impostare facilmente tutte le configurazioni necessarie.
La prossima settimana ci dedicheremo alle prime operazioni per impostare correttamente l’anagrafe condominiale, i dati essenziali del condominio e di chi lo amministra.