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Come realizzare il preventivo da presentare all’assemblea di condominio


 

Spesso il preventivo costituisce il primo contatto con cui l’amministratore si presenta all’assemblea di condominio. Come in tutte le occasioni, la presentazione deve lasciare una buona impressione perché dopotutto, questo lavoro si basa sulla fiducia.

Non sprecare un’occasione che potrebbe essere unica. Vediamo come produrre un documento che deve riportare tutte le informazioni necessarie, essere chiaro senza approssimazioni, dettagliato ma senza essere prolisso. Alla fine chiunque lo legga deve sapere chi sei, come lavori e quanto sarà conveniente averti come amministratore di condominio.

Informazioni necessarie

Esattamente come ogni condominio ha delle caratteristiche peculiari, così anche il preventivo da presentare all’assemblea dovrebbe essere sempre confezionato su misura. Per poter procedere a creare un preventivo specifico, si devono conoscere le caratteristiche più essenziali del condominio, come ad esempio:

  • numero UI e pertinenze;
  • presenza di impianti condominiali (ascensore, elevatore auto, box meccanizzato, autoclave, ecc.);
  • presenza di dipendenti;
  • servitù e rendite condominiali.

Oltre a queste informazioni, potrebbe essere interessante poter sapere:

  • presenza di morosità importanti;
  • cause legali in corso;
  • disavanzi contabili pregressi;
  • lavori straordinari già approvati;
  • situazioni particolari.

Con questi dati è possibile impostare un’offerta consapevoli dell’impegno che richiederà il condominio e di conseguenza, l’emolumento da richiedere. Per fortuna Arcadia ti consente di offrire una vasta gamma di servizi a costo zero, aumentando le possibilità di guadagno o la concorrenzialità rispetto ad altre offerte.

Considerazioni sulla situazione condominiale

contratti di manutenzione per impianti condominiali

Considera che la presenza di impianti condominiali prevede il controllo dei contratti di manutenzione, certificazioni, gestione degli interventi ordinari e straordinari; inoltre dovrai controllare che la sicurezza dei fornitori sia garantita oltre alla varie comunicazioni che dovrai tessere tra imprese e condomini.

Se sono presenti dipendenti del condominio, dovrai occuparti delle buste paga, gestione del fondo di accantonamento INPS, ferie e permessi. L’aggravio di lavoro non è indifferente, considerando soprattutto le normative per il datore di lavoro che dovrai conoscere ed applicare.

La presenza di morosità importanti comporterà doverle gestire e recuperare i crediti. Le situazioni possono essere particolarmente problematiche e complesse, sia dal punto di vista legale che contabile. Se si arriverà al pignoramento o al fallimento (ad esempio dell’impresa costruttrice), dovrai tessere una serie di comunicazioni con il Tribunale ed il curatore.

Le servitù che siano attive o passive, richiede un maggiore impegno soprattutto per la contabilità particolare de redigere.

Le cause legali del condominio comportano anch’esse un maggior dispendio di tempo oltre alle complicazioni generali dovute alle situazioni che vengono ad ingenerare: contrasti tra condomini, interventi di fornitori interrotti, contabilità dedicata, presenza alle udienze, ecc.

lavori di manutenzione straordinaria condominiali

I lavori straordinari già approvati, possono essere cominciati o da cominciare. Potresti trovarti nella condizione di dover gestire delle pratiche già avviate, fornitori già incaricati e contratti stipulati che dovrai controllare. Dovrai redigere una contabilità separata, registrare più operazioni e tenere i contatti con tutte le parti in causa: General Contractor, Imprese, ENEA, AdE, ecc. Sempre sperando sia stata impostato tutto in modo corretto, altrimenti dovrai procedere a modifiche, proporre soluzioni differenti, informare il condominio ad ogni passaggio.

Se dovessero essere presenti disavanzi contabili pregressi, sai che dovrai considerarli nelle richieste comprese nel preventivo da presentare all’assemblea. Questo comporta controlli dei bilanci precedenti, appurarne la correttezza ed arrivare a risolverli.

Infine, considera una vasta gamma di situazioni particolari che potrebbero aggravare il tuo lavoro. Ad esempio, considera lo stato generale dell’immobile; se sono presenti ammaloramenti significa che dovrai gestire una serie di interventi di ripristino. Considera la posizione del condominio, solitamente questo comporta delle problematiche prevedibili come ad esempio la sicurezza per quelli in periferia, vibrazioni o rumori dovuti al traffico per quelli in città, stato degli impianti se è in zona montana e così via.

Le voci da comprendere nel preventivo da presentare all’assemblea

Evita un elenco infinito di voci che considerando ogni possibilità evento o eccezione. Devi riportare tutte le voci di spesa che sei certi andrai ad affrontare, per il resto applica il più possibile il forfait.

Un preventivo succinto ne aiuta la comprensione. Solitamente si diffida di quel che non si comprende e tu non vorrai certo ottenere questo risultato. Ad esempio, puoi comprendere in un’unica voce “Privacy” i costi per la stesura delle varie dichiarazioni, pubblicazioni, registri, ecc.

Puoi prevedere un generico “Fiscali” per coprire i costi di CU, AC, 770, Detrazioni, ecc. In questo modo stabilirai subito in modo chiaro se te ne occuperai direttamente tu o darai incarico a qualcuno, questo a maggior garanzia di trasparenza.

Specifica quale sistema adotterai per richiedere l’incasso delle rate condominiali, così da poterne prevedere la spesa e di conseguenza la tua richiesta.

Preventivo dettagliato per evitare impugnazioni

preventivo dettagliato - Arcadia Software

Non esagerare con indicazioni generiche e forfait. Ricorda che l’art. 1129 specifica:

L’amministratore, all’atto dell’accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l’importo dovuto a titolo di compenso per l’attività svolta.

“Analiticamente” si deve intendere “dettagliato”. Ovvero, specifica tutte le voci per cui richiedi un compenso. Ad esempio, se intendi farti pagare le copie dei documenti se qualcuno te li richiedesse, inserisci la voce in preventivo.

Specifica quel che non farai pagare durante la tua amministrazione

Il paragrafo precedente è dedicato agli obblighi che si possono assolvere in modo intelligente, qui invece siamo al marketing. Dovrai rendere evidente quale sarà il vantaggio ad accettarti quale nuovo amministratore.

Potrai offrire il portale web per la consultazione dei dati condominiali, non chiederai compenso per suddividere le competenze tra proprietari ed inquilini, sarai in grado di produrre “la liberatoria condominiale” per le compravendite senza richiedere un compenso, ecc.

Fai notare quanto farai risparmiare il condominio non con promesse aleatorie, come tante volte capita di leggere, ma con la riduzione di quei compensi che tanti colleghi richiedono.

Come rendere il preventivo più concorrenziale

Arcadia sarà il tuo alleato principale nella riduzione dei costi di gestione, in modo da poter confezionare un preventivo da presentare all’assemblea, molto più interessante rispetto ad altri concorrenti. Possiamo riassumere i vantaggi Arcadia che possono andare ad essere compresi nel tuo preventivo 👇

tabella funzioni software Arcadia
*In possesso delle opportune credenziali per l’accesso al Desktop Telematico

Tanti servizi e vantaggi a tua disposizione senza nessun esborso aggiuntivo. A te la scelta se offrirli gratuitamente ai tuoi condomini. In alternativa potresti ridurre il tuo emolumento e preventivare i servizi aggiuntivi, lasciando in definitiva il tuo compenso inalterato.

A questo possiamo aggiungere la massima trasparenza che Arcadia offre ai condomini grazie all’utilizzo della partita doppia, un numero altissimo di controlli incrociati per evitare errori, riconciliazione automatica delle voci presenti in estratto conto bancario, importazione automatica delle fatture elettroniche in modo da non generare debiti verso i fornitori dovuti a mancata ricezione delle fatture cartacee.

Adottare Arcadia significa poter controllare con maggiore cura le registrazioni, in un tempo molto breve, così da poter dedicare più attenzione alle comunicazioni o alla presenza in condominio, condizioni sempre molto apprezzate dai condomini.

Consigli per evitare spiacevoli risultati

Cerca di evitare il più possibile di adottare gli addebiti personali, come ad esempio per le raccomandate o gli incassi MAV. Non comprendere voci di spesa corrispondenti ad ovvietà, come ad esempio la “rappresentanza legale del condominio” o la registrazione delle Ritenute d’Acconto.

Quel che devi fare perché previsto tra i tuoi doveri, accorpalo nel tuo emolumento.

Ricorda che devi esporre il preventivo non solo per la prima nomina ma anche per ogni conferma di incarico. Deve essere sempre presentato con identica cura e dettagli.

Prevedi una percentuale per i lavori straordinari, specificando magari dei valori differenti a secondo delle pratiche. Ad esempio, il 2% per tutte le pratiche ad esclusione di quelle che prevedono il Superbonus, per le quali richiederai il 3%.

Tutto ciò che non è compreso nei doveri dell’amministratore, può prevedere un compenso specifico, solo e se è inserito nel preventivo da presentare all’assemblea.

Non promettere l’impossibile. La fiducia si basa sull’onestà. I tuoi preventivi avrebbero molto successo se riportassero impegni poco realizzabili come “risoluzione di liti condominiali”, “mantenimento di rapporti amichevoli tra condomini”, ecc. Questa è un’utopia che un normale amministratore non può realizzare. I condomini lo capirebbero presto.

Cosa non deve mancare nel preventivo da presentare all’assemblea

timbratura documentazione

Anche se sembra ovvio, sottolineo che i preventivi vanno scritti su carta intestata che riporti ragione sociale, partita Iva, nominativo e timbro dell’associazione di categoria a cui si appartiene.

Devi riportare la data di validità, un preventivo non può valere per sempre, ricordati di scrivere fino a quando è valido. Non utilizzare un modulo predefinito, si comprende subito e non aiuta la considerazione che tu sia una persona attenta e precisa. Redigilo in modo personalizzato, considerando ed evidenziando le specificità del condominio, farai notare che hai considerato tutti i suoi aspetti essenziali.

Cosa deve mancare nel preventivo dell’amministratore

Se presenterai un elenco infinito di voci molto specifiche, non importa che il compenso finale sia relativamente basso, i condomini saranno portati a considerare che l’amministratore si farà pagare anche i sospiri. Non seguire questo esempio quando realizzerai il preventivo da presentare all’assemblea.

Evita anche i “prezzi stracciati”. Innanzitutto i condomini saranno portati a sospettare che ti rifarai in altro modo per ovviare ad un compenso molto basso ed oltre a questo, la percezione di professionalità potrebbe venir compromessa.

Non partecipare alla corsa al ribasso che applica qualche collega. Tu vali di più, non rinunciare al giusto compenso.

Realizzare il preventivo da presentare all’assemblea deve costituire un esempio delle tue capacità da amministratore, dimostra di essere il migliore.

Che compenso richiedere?

Non aspettarti di trovare una risposta netta a questa domanda. Le realtà in cui opera un amministratore di condominio, o l’area in cui si trova lo stabile, possono influire notevolmente sul compenso da richiedere nel preventivo da presentare all’assemblea.

Gli impegni richiesti all’amministratore possono essere molto differenti, immagina cosa significa occuparsi di un condominio nel centro di Roma o di seconde case a Ceresole Reale.

Prima di pensare ad un compenso in base al numero delle UI del condominio, considera i punti precedenti e valuta se ridurlo preventivando degli importi per i servizi offerti da Arcadia, o mantenere inalterato l’emolumento comprendendo nel tuo forfait il plus rappresentato da Arcadia.

Abbiamo riferimenti di compensi annuali che variano dai 20€ ad UI fino ad oltre 1000€. Ovviamente dipende dai servizi che sono richiesti e da quanti amministratori siano in grado di offrirli. Facci sapere il compenso medio nella tua zona, così da poter integrare i nostri dati e poter stilare degli esempi concreti per le varie zona d’Italia.

Invia la tua segnalazione.

Nicola Prencipe
Content manager e web strategist di OS Informatica. Fa parte dell'organico di Safoa - Scuola di Alta Formazione per amministratori di condominio. Docente corsi DM 140/14. Organizza seminari di web marketing e strumenti informatici dedicati agli amministratori di condominio. Consulente per l'organizzazione degli studi di amministrazione immobili. Cura l'istruzione e l'assistenza di Arcadia, il software gestionale per amministratori di condominio. Autore di manuali di web e social media marketing studiati gli amministratori di stabili.
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