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Contabilità condominiale: il consuntivo di fine gestione
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Contabilità condominiale: emissione ed incasso rate


 

Nell’articolo precedente abbiamo descritto come pagare i fornitori, oggi ci occuperemo di come poter richiedere le rate condominiali e come registrarne gli incassi. Emissione ed incasso rate costituiscono la principale fonte di entrate per il condominio e dovranno apparire sia nel consuntivo che nello stato patrimoniale.

Abbiamo già accennato ai preventivi ed a come richiedere il pagamento delle rate condominiali. Vogliamo entrare più nel dettaglio per darti maggiori strumenti per affrontare con successo il tuo ruolo di amministratore/condomino.

Piano rate

Ti consigliamo di generare un piano rate di facile comprensione, indicando le date di scadenza delle rate. In questo modo tutti sapranno cosa devono e quando procedere ai versamenti. Sarebbe utile indicare gli importi per singolo condomino, indipendentemente da quante unità possiede. In questo modo, potrà comprendere immediatamente quanto dovrà al condominio, senza dover procedere a conteggi manuali.

Prospetto rate accorpato - Arcadia

In alternativa potrai conteggiare le singole unità, indipendentemente dal fatto che appartengano o meno alla stessa persona. Potrai evidenziare il dovuto per ogni ruolo, ad esempio: nudi proprietari, inquilini, proprietari, usufruttuari, ecc. In questo modo ognuno potrà vedere gli importi collegati alle unità ma dovrà procedere a sommare gli importi nel caso in cui possieda più unità.

Prospetto rate per unità - Arcadia

I condomini potranno procedere ai versamenti tramite bonifico o contanti. Ricorda che non potrai incassare contanti per importi maggiori di 2.000€, tetto oggi previsto e che dovrebbe essere ridotto a 1000€ dal 1 gennaio 2023 (salvo modifiche).

Non accettare per indulgenza un versamento in contanti eccedente il limite previsto. Oltre a non essere consentito, può avviare un’indagine per antiriciclaggio.

Data di scadenza delle rate

Perché è importante indicarla? Sappiamo che stai amministrando il tuo condominio e non vorresti accendere conflitti o entrare in contrasto con qualcuno, ma a volte il ruolo di amministratore/condomino richiede delle decisioni difficili.

Per la riscossione dei contributi in base allo stato di ripartizione approvato dall’assemblea, l’amministratore, senza bisogno di autorizzazione di questa, può ottenere un decreto di ingiunzione immediatamente esecutivo, nonostante opposizione, ed è tenuto a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti che lo interpellino i dati dei condomini morosi.

I creditori non possono agire nei confronti degli obbligati in regola con i pagamenti, se non dopo l’escussione degli altri condomini.

In caso di mora nel pagamento dei contributi che si sia protratta per un semestre, l’amministratore può sospendere il condomino moroso dalla fruizione dei servizi comuni suscettibili di godimento separato.

Art. 63 disp. att. c.c.

In sostanza, hai il dovere di riscuotere le quote condominiali. Superata la data di scadenza che hai previsto per la rata, puoi richiedere un decreto ingiuntivo nei confronti del moroso.

Devi attivarti per risolvere le morosità, puoi chiedere all’assemblea di autorizzare un piano di rientro, una rateazione più dilazionata nel tempo ma se questa non venisse approvata, devi procedere come previsto dalle normative.

Questo per tutelare i condomini virtuosi e gli interessi di tutta la compagine condominiale che sei chiamato a rappresentare.

Bollettino rate

Puoi emettere una sorta di promemoria per indicare a tutti i condomini l’importo da versare per ogni rata. Puoi configurarlo graficamente come meglio credi, l’importante è che contenga tutti i riferimenti alle unità, al proprietario (o intestatario dell’emissione ed incasso rate), l’importo richiesto ed in riferimento a quale rata, non dimenticare la data di scadenza.

Bollettino per emissione ed incasso rate - Arcadia

Ti consigliamo di riportare sempre il riferimento all’IBAN del conto corrente. I versamenti dovranno essere fatti tramite bonifico.

Registrare gli incassi da bonifico con Arcadia

Puoi registrare qualsiasi incasso manualmente, secondo le semplici procedure previste 👇

In alternativa potrai scaricare dalla banca un file apposito, contenente l’estratto conto bancario. Dai movimenti bancari che vedrai riportati in Arcadia, potrai generare le registrazioni di incasso e collegarli correttamente alla rata ed al condomino.

Emissione ed incasso rate condominiali con bonifico bancario - Arcadia

MAV

I pagamenti Mediante Avviso (MAV), sono gli strumenti tra i più comuni per richiedere l’incasso delle rate condominiali. Si tratta di incaricare la banca presso la quale è stato aperto il conto del condominio, di emettere una richiesta di pagamento inviata direttamente all’indirizzo del condomino.

Il MAV può essere versato presso qualsiasi esercizio abilitato come: banca, tabaccherie, procedure online, ecc.

MAV elettronici

Una valida alternativa ai MAV può essere costituita da una nuova tipologia: il MAV elettronico. Rispetto al MAV ordinario prevede dei costi nettamente inferiori. Se il tuo condominio è abitato da persone non refrattarie alla tecnologia, può rappresentare una soluzione per abbattere i costi bancari del condominio.

Previo accordo con la banca (ormai quasi tutte lo consentono), puoi generare in autonomia i MAV che invierai tramite e-mail ai condomini. Otterrai gli stessi vantaggi, ovvero registrazioni di incasso automatiche scaricando il file con gli esiti MAV, e la possibilità di poterli pagare con le identiche modalità previste per un MAV ordinario.

Generazione MAV elettronici per condomini - Arcadia
Facsimile MAV elettronico
MAV elettronici con Arcadia

La procedura di creazione dei MAV elettronici è identica a quella dei MAV ordinari. Potrai creare una doppia emissione, a seconda che alcuni condomini richiedano i MAV elettronici, ed altri quelli ordinari.

Come tipologia di emissione ed incasso rate è rapida e sicura, inoltre potrai ristamparli quante volte vorrai, soluzione molto comoda per i condomini distratti.

Incasso MAV con Arcadia

Se emetti il MAV tramite Arcadia, invierai un semplice file alla banca contenente tutte le informazioni utili. Dopo qualche tempo potrai scaricare dalla banca un file con gli esiti MAV. Questo ti consente di registrare automaticamente tutti i versamenti dei condomini, collegandoli correttamente alla rata.

La procedura è sicura e consente di evitare errori di compilazione o di attribuzione, errori che comprometteranno la correttezza della contabilità condominiale. È tutto automatico, non è richiesta alcuna operazione da parte tua se non la generazione del file, seguendo le indicazioni che ti darà la banca.

Bollettini postali

Molto condomini hanno il conto corrente presso BancoPosta. In questo caso potrai utilizzare i bollettini postali per l’emissione ed incasso rate. Il pagamento potrà essere fatto presso qualsiasi esercizio (Poste, tabaccherie, Lottomatica, ecc.) che consenta l’elaborazione dei classici bollettini.

Bollettini postali per l'emissione ed incasso rate - Arcadia
Facsimile bollettino postale
Bollettini postali con Arcadia

È possibile gestire anche questa tipologia di bollettini. L’operazione è identica a quella per produrre qualsiasi altra emissione 👇

I relativi incassi potranno essere registrati manualmente, come un qualsiasi bonifico.

Contabilità degli incassi

Tutti gli incassi dovranno essere registrati nella contabilità condominiale. Comincia a prendere confidenza con questi concetti, in questo modo quando andremo a descrivere come deve essere impostato un consuntivo, avrai già tutto chiaro.

Dovrai considerare i conguagli iniziali, sommarli alle imputazioni di spesa per ogni condomino, sottrarre i versamenti ed otterrai il conguaglio di fine bilancio. Questo sarà l’importo con il quale ogni condomino chiuderà il bilancio. Il conguaglio finale sarà conteggiato nel preventivo del prossimo bilancio e così via.

Conguagli sul riparto condominiale - Arcadia

  1. Totale spese per condomino
  2. Il conguaglio del bilancio precedente (saldo di inizio gestione)
  3. Totale da ripartire (il totale dei debiti del condomino)
  4. Totale dei versamenti effettuati dal condomino
  5. Conguaglio di fine bilancio
  6. Per ricavare il conguaglio di fine gestione, applica le formule 👇

    Totale spese (1) + Saldo inizio bilancio (2) = Totale ripartito (3)

    Totale ripartito (3) – Totale versamenti (4) = Conguaglio di fine gestione (5)

    Da ora potrai affrontare senza difficoltà la registrazione degli incassi. Consulta tutti gli articoli della serie dedicata agli amministratori/condomini per avere un quadro completo della contabilità condominiale.

    Portale web ed app per condomini

    App Arcadia per invio delle notifiche per l'emissione ed incasso delle rate condominiali - Arcadia

    Arcadia ti mette a disposizione il portale web su cui potranno essere pubblicati i dati condominiali, piano rate compreso, ma c’è di più. Potrai generare in automatico delle email di promemoria che saranno inviate alcuni giorni prima della scadenza della rata.

    In aggiunta, potrai far sì che l’app Arcadia invii delle notifiche con qualche giorno di anticipo. In questo modo nessuno potrà dire di essersi dimenticato di saldare le rate condominiali!

    Richiedi maggiori informazioni per Arcadia dedicato agli amministratori/condomini

Nicola Prencipe
Content manager e web strategist di OS Informatica. Fa parte dell'organico di Safoa - Scuola di Alta Formazione per amministratori di condominio. Docente corsi DM 140/14. Organizza seminari di web marketing e strumenti informatici dedicati agli amministratori di condominio. Consulente per l'organizzazione degli studi di amministrazione immobili. Cura l'istruzione e l'assistenza di Arcadia, il software gestionale per amministratori di condominio. Autore di manuali di web e social media marketing studiati gli amministratori di stabili.
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