Contabilità condominiale: l'utilizzo dei contanti nel condominio

In alcune situazioni l’utilizzo dei contanti nell’ambito condominiale è molto frequente. È bene fare chiarezza su come gestire il denaro liquido per evitare infrazioni ai tanti articoli di legge che ne regolamentano l’impiego.

I limiti dei pagamenti

Prima di descrivere come contabilizzare correttamente l’uso del denaro liquido nella contabilità condominiale, vorremmo porre la dovuta attenzione circa i limiti imposti dalle normative.

Le riduzioni previste circa l’importo massimo delle transazioni in contanti è attualmente di 2.000€. Dal 1° gennaio 2023 sarà portato a 1.000€ (Decreto fiscale 2019). Questo significa che oltre questo limite, non sarà possibile accettare versamenti dei condomini o pagare i fornitori tramite denaro liquido.

Decreto fiscale 2019

Come abbiamo già descritto nell’articolo dedicato agli errori più comuni nella contabilità condominiale, infrangere questa regola può comportare delle conseguenze molto gravi. Può essere avviata una pratica di indagine per riciclaggio (art. 648 del Codice Penale) nei confronti dell’amministratore/condomino.

Si rischia una sanzione amministrativa da 1.000 a 50.000€ per l’utilizzo del cash da 1.000€ in su, sia chi riceve il pagamento (il condominio), che chi lo effettua (il condomino).

Utilizzo dei contanti nella contabilità condominiale

Il Codice Civile stabilisce che tutta la contabilità condominiale deve essere tacciabile e transitare obbligatoriamente dal conto corrente del condominio.

L’amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio;.

Art. 1129

Questo non esclude il diritto del condomino a pagare le rate condominiali in contanti. Ne deriva che l’amministratore/condomino dovrà incassare le rate e versarle sul conto corrente, mantenendo puntuale contabilità di ogni operazione.

L’utilizzo dei contanti nel condominio dovrà essere gestito tramite una “cassa contanti” con la quale contabilizzare i movimenti e che dovrà confluire nel conto corrente.

Al pari di un qualsiasi conto patrimoniale, la cassa contanti dovrà generare un estratto conto ed essere riportata nello stato patrimoniale.

La cassa contanti condominiale

Come qualsiasi altro conto patrimoniale, la cassa contanti dovrà essere generata con una movimentazione. Per incrementare la cassa, potrai fare un prelievo dal conto corrente o incassare una rata da un condomino. In entrambi i casi, avrai dei contanti a disposizione, correttamente contabilizzati.

Esempio di movimento della cassa contanti

Prelievo dal conto corrente condominiale

Poniamo il caso che debba acquistare del materiale per conto del condominio, ad esempio delle lampadine. Puoi ritirare dei soldi dal conto corrente e con questi pagare le lampadine. Dovrai quindi fare 3 operazioni:

• Prelevare il contante necessario (uscita da c/c ed entrata su cassa contanti);
• Registrare l’acquisto come una normale spesa (uscita da cassa contanti);
• Versare sul conto corrente l’eventuale resto* (uscita da cassa contanti ed entrata su c/c).

*Se decidi di non versare la rimanenza sul conto, avrai un saldo in “dare” o attività.

Incasso rate condominiali in contanti

L’utilizzo dei contanti nel condominio è concesso per saldare le rate, ricorda solo il limite previsto per il suo utilizzo. Dopo aver ritirato le banconote e prodotto la ricevuta, dovrai fare le seguenti operazioni:

• Registrare l’incasso a saldo della rata (entrata nella cassa contanti);
• Versare la valuta sul conto corrente (uscita dalla cassa contanti ed entrata su conto corrente).

Esempio di ricevuta per incasso in contanti

Utilizzo della cassa contanti

È possibile ricevere il versamento delle rate condominiali in contanti e poi utilizzare questi ultimi per effettuare un pagamento. La movimentazione da registrare dovrà essere identica a quella che si applicherebbe se si operasse da conto corrente, questo per garantire trasparenza e tracciabilità richieste dalla legge.

Ecco in sintesi le operazioni contabili che si dovranno registrare:

• Incasso della rata (registrare il saldo rata e l’entrate nella cassa contanti);
• Pagamento spesa condominiale (registrazione spesa, registrazione pagamento da cassa contanti).

La differenza tra l’incasso ed il pagato darà il saldo della cassa contanti che ricordiamo, dovrà essere riportato nello stato patrimoniale.

La cassa contanti con Arcadia

Una volta costituita la cassa contanti tra i conti patrimoniali, è possibile utilizzarla per procedere alle movimentazioni descritte. Sarà disponibile per gestire pagamenti, incassi, giroconti, estratti conto, ecc.

Esempio estratto conto cassa contanti

Le operazioni da compiere con la cassa contanti sono identiche a quelle già descritte negli articoli dedicati alla contabilità, illustrata per i condomini incaricati all’amministrazione del loro stabile. Ovviamente sono le stesse che utilizzano gli amministratori professionisti ma spiegate per i neofiti.

Stato patrimoniale con cassa contanti

Al termine del bilancio, la cassa contanti verrà compresa correttamente nello stato patrimoniale per determinare le chiusure.

Richiedi maggiori informazioni per Arcadia dedicato agli amministratori/condomini