digitalizzare l'archivio documenti del condominio - Arcadia Software
Digitalizzare l’archivio documenti del condominio
12 Gennaio 2023

 

Il postalizzatore: il sistema più comodo per gestire le raccomandate


 

L’amministratore deve gestire gli invii delle comunicazioni, utilizzando i canali convenzionali come: e-mail, PEC e raccomandate. Nei primi due casi, normalmente il software gestionale è in grado di trasmettere la posta elettronica senza difficoltà. Con Arcadia è possibile inviare anche le raccomandate, il segreto è il postalizzatore.

Rispettiamo le preferenze dei condomini

Ogni condomino può esprimere una preferenza sulla modalità con cui essere contattato o ricevere documenti. Fermo restando sui canali di comunicazione previsti dalla giurisprudenza per alcune tipologie di comunicazione, come ad esempio PEC, raccomandata o consegna a mano per le convocazioni (art. 66 disp. att.), ogni condomino può dare altre indicazioni all’amministratore per le comunicazioni generiche.

Ci sarà chi vuole ricevere tutto tramite e-mail, chi tramite posta, chi via PEC, ecc. Con Arcadia si può configurare ogni anagrafica affinché riceva automaticamente le comunicazioni tramite il canale che ha scelto. Non sarà necessario predisporre comunicazioni differenti per ogni tipologia, basterà cliccare su “Invia” e saranno inviate raccomandate, PEC o e-mail.

Il postalizzatore per l’amministratore di condominio

Arcadia è configurato con i servizi offerti dalle maggiori aziende del settore, in modo da offrire un prodotto affidabile. Andiamo a comprendere il funzionamento pratico del sistema più comodo per gestire le raccomandate per il condominio.

Preparazione di una comunicazione

L’amministratore prepara una comunicazione, consideriamo l’invio di un prospetto rate. Sceglieremo la modalitàInvia comunicazione come da anagrafica” 👇

Invio comunicazioni condominiali - Arcadia

In questo modo, ognuno riceverà le stampe con il sistema di comunicazione che preferisce e che è stato associato alla sua anagrafica.

Vedremo che la comunicazione riporterà tutte le modalità e nel caso di invii postali, anche le indicazioni di vettore e spedizione prescelte.

Il sistema più comodo per gestire le raccomandate - Arcadia

Invio comunicazione condominiale

Nell’esempio riportato, cliccando su Invia, saranno mandate: 4 e-mail, 1 PEC, 3 raccomandate, 3 raccomandate AR e 2 postali.

Le e-mail riporteranno un testo predefinito o scelto dall’amministratore, e conterranno in allegato il prospetto rate (o altro documento). Gli invii postali, riporteranno la stampa e se l’amministratore lo desidera, un testo di accompagnamento.

I vantaggi del postalizzatore

Oltre ad essere il sistema più comodo per gestire le raccomandate, è anche quello più sicuro perché evita qualsiasi errore di trasmissione e soprattutto, consente di proteggere più efficacemente la privacy dei condomini, escludendo la possibilità di inviare documenti a soggetti sbagliati.

Il servizio prevede dei costi per ogni invio, esattamente come i vettori classici. In pratica, paghi solo se lo utilizzi.

È evidente l’enorme risparmio di tempo rispetto alla stampa, fascicolazione ed invio documentale fatto in proprio. Oltre a questo, è da considerare il risparmio economico dovuto a non utilizzare costose stampanti professionali ed ancora più costosi toner.

Completa il bilancio dell’utilizzo dei postalizzatori, il minore impatto ambientale dovuto all’affidamento a centri di stampa che utilizzano macchine altamente performanti.

Arcadia ed i postalizzatori per gli amministratori di condominio

Completa la presentazione dei vantaggi sul il sistema più comodo per gestire le raccomandate, il corrispondente aumento dell’efficienza nelle operazioni di studio. Non dovremo più dedicare personale ad operazioni tanto banali e ripetitive come la fascicolazione ed imbustamento della documentazione.

Non dovremo più gestire la consegna ai corrieri o compilare modelli di distinta per ogni vettore. Potremo inviare comunicazioni ovunque ci troviamo e con qualsiasi device, sia pc che Mac o tablet, grazie alla soluzione in cloud di Arcadia.

I costi del servizio potranno essere addebitati direttamente ed automaticamente al condominio o allo studio, come preferisce l’amministratore.

App Arcadia, invio comunicazioni con notifiche

Oltre i canali classici che abbiamo appena considerato per l’invio delle comunicazioni, Arcadia consente di inviare di generare avvisi che saranno inviati tramite l’app Condomini.

I testi potranno contenere immagini, link, tabelle, documenti, ecc. Se ne può programmare l’invio, decidere gli immobili a cui inviarlo (a tutti o solo ad alcuni), per quanto tempo dovrà essere riportato in bacheca e se deve assumere una rilevanza rispetto a quelli già pubblicati.

Comunicazioni condominiali su APP Arcadia

Un particolare vantaggio è rappresentato dal fatto che la comunicazione genera una notifica sull’app, dandone subito evidenza su smartphone o tablet.

Non lasciare questi vantaggi solo ai tuoi colleghi, approfittane anche tu.
Chiedici maggiori informazioni sul postalizzatore.

Nicola Prencipe
Docente corsi per il DM 140/14. Organizza seminari di web marketing e strumenti informatici dedicati agli amministratori di condominio. Fa parte del corpo docente di Safoa. Consulente per l'organizzazione degli studi di amministrazione immobili. Cura l'istruzione e l'assistenza di Arcadia, il software gestionale per amministratori di condominio. Autore di pubblicazioni di diritto condominiale e di centinaia di articoli sulla gestione dello studio di amministrazione stabili.
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