Lo sviluppo dello studio di amministrazione stabili

Quali sono i fattori da considerare per consentire l’incremento del numero di condomini da amministrare? Esistono dei passi obbligati per consentire lo sviluppo dello studio di amministrazione stabili. Prenderemo in considerazione quelli che saranno utili agli studi già avviati ma che faticano a crescere per indisponibilità operative.

Il limite dei condomini da amministrare

Il numero massimo di condomini che lo studio è in grado di gestire dipende da molti fattori, darne un numero indicativo significa eccedere in approssimazione. Bisogna prendere in esame:

• preparazione dei collaboratori;
• suddivisione delle mansioni;
• numero dei collaboratori;
• sistemi informatici utilizzati;
• tipologia di servizi offerti;
• formazione professionale;
• numero di UI per immobile;
• dimensione area operativa.

Ora andiamo ad analizzare i primi fattori per affrontare poi le soluzioni utili a risolvere i vari ostacoli, gli altri saranno considerati nel prossimo articolo dal titolo: “Soluzioni per lo sviluppo dello studio di amministrazione condomini“.

Preparazione dei collaboratori dello studio

È consigliabile fornire ad ogni collaboratore un preciso mansionario che illustri le operazioni che dovrà svolgere, in quale modo e in quale ordine. Sarà più semplice formare il nuovo personale ed aggiornare quello effettivo che spesso si fossilizza dietro al motto “abbiamo sempre fatto così” (concetto che impedisce qualsiasi progresso).

Dare a disposizione un preciso elenco di operazioni, una vera e propria check list, evita di saltare passaggi essenziali, dimenticarsi dati o procedere in rischiose scorciatoie, ovvero quelle pratiche che possono risolvere subito un piccolo ostacolo, generando poi un grande problema finale.

Ad esempio, tralasciare di registrare l’indirizzo di un condomino, non consente la successiva la generazione del MAV. Un codice fiscale mancante impedisce di procedere per richiedere le detrazioni per i lavori straordinari. Dimenticando di registrare un subentro si corre il rischio di convocare il vecchio proprietario e non il nuovo, rendendo nulla l’assemblea. I casi sono davvero molti e tutti portano a ritardi, a spiegazioni ai condomini, a dimostrare inefficienza.

I collaboratori costituiscono un’enorme risorsa per l’amministratore ma anche un costo. Per rendere lo studio commercialmente redditizio è indispensabile ridurre i costi il più possibile, è quindi necessario aumentare l’efficienza. La prima attenzione va posta ad evitare errori ed omissioni, condizioni che richiedono tempo per essere risolti, un tempo completamente inutile e costoso.

La seconda condizione è che sappiano esattamente cosa fare e quando. Il “just in time” è una pratica che va benissimo per le aziende manifatturiere o la logistica, gli amministratori devono avere modo di programmare il lavoro e farlo con sufficiente anticipo, potendo così affrontare le tante richieste o eccezioni che contraddistinguono la vita del condominio.

Suddivisione delle mansioni dei collaboratori

1. il collaboratore è incaricato per un numero limitato di operazioni. Ad esempio: registrazione fatture, pagamenti, emissione bollettini. Un altro sarà incaricato di: eseguire i pagamenti, curare le manutenzioni, ecc.
2. Il collaboratore è incaricato di eseguire tutte le operazioni necessarie per amministrare un numero limitato di condomini. Tizio si occuperà degli stabili Alfa e Beta, Caio seguirà i condomini Gamma e Delta.
3. Tutti i collaboratori si occupano di tutte le operazioni per tutti i condomini gestiti dallo studio.

Nel primo caso è essenziale un ottimo livello di collaborazione perché alcuni dati devono essere condivisi, è necessario quindi siano corretti ed aggiornati. Sarà possibile una maggiore specializzazione ed uniformità, questo comporta meno errori e più rapidità anche grazie alla possibilità di maggiori controlli incrociati.

Nel secondo caso dovremo considerare che ognuno ha una propensione maggiore a compiere alcune operazioni, meno a seguirne altre. Ad esempio, una maggiore facilità a seguire gli interventi di manutenzione non sempre corrisponde ad altrettanta familiarità nel seguire la contabilità condominiale.

Questo comporta che il lavoro svolto sarà meno uniforme, ci sarà chi privilegia un aspetto e ne penalizza altri.

Il terzo caso, seppur molto frequente, è il peggiore ostacolo nello sviluppo dello studio di amministrazione. La specializzazione è un importante strumento per ottimizzare le procedure. Ogni collaboratore dovrà disporre di un numero molto alto di informazioni per gestire tutti gli aspetti dell’amministrazione, per tutti i condomini. Lo scambio costante di informazioni tra tutti i collaboratori è basilare.

Lo schema riporta i vantaggi e gli svantaggi nelle diverse soluzioni operative. La migliore risulta essere “Operazioni limitate” anche se presuppone la presenza di diversi collaboratori. Per cominciare a renderla particolarmente efficiente dovrebbero essere almeno 3 per seguire le principali occupazioni che coinvolgono l’amministratore:

• Consuntivi, Preventivi, Emissione Rate, Incassi, Fatture, Pagamenti;
• Manutenzioni, Sinistri, Comunicazioni, Assemblee;
• Fiscali, inserimento dati, Subentri, Anagrafe condominiale;

Ovviamente l’amministratore può assumere il carico di diverse operazioni, sostituendosi ad un collaboratore.

Il numero dei collaboratori dell'amministratore di stabili

Non è scontato che maggiore è il numero di persone e maggiore sarà il lavoro svolto. Molto dipende dal livello di competenza e di duttilità nell’affrontare le varie procedure, quelle che normalmente coinvolgono l’amministratore di condominio.

Con i giusti ausili si può incrementare notevolmente l’efficienza operativa, qualsiasi sia la suddivisione delle mansioni adottata. Questo è necessario per creare uno spazio per gestire nuovi condomini. Il rapporto tra le ore necessarie per occuparsi dei condomini e quelle disponibili per ogni operatore dovrebbe sempre rasentare la saturazione. In questo modo si potrà ridurre al massimo il numero dei collaboratori, rendendo lo studio di amministrazione più redditizio e concorrenziale.

Per comprendere il rapporto tra le ore richieste e quelle disponibili utilizzeremo la formula:

(N_op x T_op). N_cond = T_tot

Da questa possiamo anche ricavate il Rendimento (η) utilizzando la formula:

(T_tot / T_teor) x 100 = η

Vediamo che per migliorare il Rendimento η possiamo aumentare il numero di operazioni nella singola unità di tempo o ridurre il tempo necessario per ogni operazione. Questo è possibile utilizzando i giusti strumenti che vedremo nel paragrafo successivo.

Per ottenere il numero minimo di collaboratori di cui si ha bisogno, è sufficiente calcolare:

100/η = n° collaboratori

Facciamo qualche esempio:

Il nostro studio utilizza la suddivisione delle operazioni fra i collaboratori. Rossi si occupa di preparare i preventivi ed emettere i MAV. Per farlo impiega 25 minuti per preventivo e 15 per i MAV, deve seguire 50 condomini. L’amministratore sa che per fare questi lavori dovrebbe impiegare rispettivamente 15 e 10 minuti (si intendono tempi medi).

ηRossi = 62% da cui ricaviamo che per completare il lavoro serviranno un collaboratore a tempo pieno ed uno part time (60%).

Il nostro studio utilizza la suddivisione per condomini. In questo caso N_op convenzionalmente sarà 1. Per gestire interamente 1 condominio Bianchi richiede 10 ore, secondo l’amministratore dovrebbe fare lo stesso lavoro in 8 ore per seguire in totale 20 condomini.

ηBianchi = 80% per cui in questo caso saranno necessari 1 collaboratore a tempo pieno e un part time (25%).

Il Rendimento non può essere maggiore di 100 perché in questo caso i tempi rilavati T_op dovranno essere considerati come T_teor.

Ne conviene che se si può disporre di un solo collaboratore, non si potranno gestire che 31 condomini se abbiamo Rossi come collaboratore o 16 se abbiamo Bianchi. Sappiamo che se puntiamo allo sviluppo dello studio di amministrazione, dovremo assumere altro personale.

Sistemi informatici per lo sviluppo dello studio di amministrazione

Il sistema più efficiente e rapido per migliorare il Rendimento e la tipologia di servizi offerti (che vedremo al paragrafo successivo), è l’adozione di un software gestionale.

Oltre a fornire un alto numero di automatismi, in grado di far tendere il T_op quasi a zero per molte operazioni, riduce enormemente gli errori ed il conseguente tempo per la loro individuazione e soluzione.

I controlli incrociati consentono di utilizzare dati certi e verificati, mentre comprendere gli aggiornamenti è necessario per ottenere elaborazioni corrette. Ovviamente il gestionale deve offrire queste possibilità, va quindi scelto con la massima attenzione.

Pochi errori, maggiori controlli, più funzioni, operazioni automatiche, comunicazioni integrate e assoluta trasparenza sono le condizioni per un reale sviluppo dello studio di amministrazione condomini.

Grazie a queste soluzioni è possibile gestire più condomini nella stessa unità di tempo, potendo quindi aumentare i profitti senza incrementare i costi. Il tempo guadagnato può essere investito in formazione, indispensabile per affrontare qualsiasi evento possa verificarsi in condominio, consentendo di risparmiare anche sulle consulenze.

Nel prossimo articolo verranno trattati i rimanenti aspetti da considerare per accettare nuovi condomini da amministrare.

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