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Come generare le rate condominiali


 

Proseguiamo la serie di articoli dedicati a chi amministra il proprio condominio. Stavolta ci dedichiamo a come generare le rate condominiali, come richiederle e come incassarle.

Il nostro intento è fornire le informazioni essenziali ed in modo chiaro, per un utilizzo pratico da parte di chi è poco avvezzo alla contabilità condominiale. Amministrare il proprio condominio non solo è un diritto sancito dalla Legge ma deve essere una condizione possibile da realizzare, senza temere di commettere errori.

Cerchiamo di trattare casi pratici ma specificando sempre che si tratta di generalizzazioni, non devono essere presi alla lettera applicandoli a qualsiasi realtà. Ogni situazione deve essere vagliata conoscendone le caratteristiche o il risultato che si desidera ottenere. Per queste ragioni Arcadia è un software in grado di gestire le situazioni più complesse o quelle più semplici, costituite da un condominio da poche unità.

Il preventivo condominiale

Rendiconto preventivo - Arcadia

Diamo per scontato che abbiamo già ottenuto e registrato i dati essenziali per gestire il condominio, ovvero: tabelle millesimali, conti economici, conti patrimoniali, conguagli e saldi. Se così non fosse, puoi consultare l'articolo precedente.

Prima di considerare come generare le rate, dovrai concentrarti sugli importi da richiedere per ogni voce presente nei conti economici. Devi prevedere quanto il condominio dovrà spendere durante la gestione, che deve avere una durata annuale.

Ad esempio, preventivi 1000€ di energia elettrica perché l'anno passato il gestore ha mandato fatture per un totale di 700€. Dato che sei un buon amministratore, saprai che il costo dell'energia è molto aumentato, quindi prevedi una spesa maggiore rispetto all'anno scorso.

L'anno scorso avete avuto delle infiltrazioni che avete risolto definitivamente. In questo caso preventiverai delle spese inferiori per lavori di manutenzione rispetto a quanto speso l'anno precedente. Oppure si è trattato di avvisaglie di problemi più complessi ed allora richiederai importi maggiori.

Queste previsioni, nel possibile, devono comprendere i costi più comuni di gestione o quelli che è noto si dovranno affrontare.

Numero delle rate

Anche in questo caso non esistono obblighi. Potrai emettere il numero di rate che riterrai corretto. Per generare le rate condominiali correttamente, fai in modo che le date di scadenza delle rate siano comprese nel periodo di gestione. Se il tuo bilancio termina il 31 dicembre, non emettere rate con data di scadenza a gennaio, in questo modo la tua contabilità sarà più semplice da gestire.

Possiamo consigliarti di non esagerare emettendone una ogni settimana anche perché, qualora richiedessi i MAV o se venissero pagate con bonifici, aumenteresti le spese a tutti visto che normalmente, le banche applicano le commissioni di pagamento.

Può costituire una soluzione accettabile emettere rate ogni 2 o 3 mesi, dando sempre a tutti la possibilità di versare per tempo, evita quindi date troppo ravvicinate o prossime a quella di termine del bilancio.

Riparto preventivo condominiale - Arcadia

Come calcolare le rate

Una volta determinati gli importi previsti per gestire il condominio per un anno, deciso quante rate emettere, bisogna calcolarne l'importo per ogni unità abitativa.

Per generare le rate condominiali dovrai riprendere le tabelle millesimali ed i conti economici, argomento che abbiamo trattato nell'articolo precedente. Hai deciso gli importi per ogni conto, ogni conto è ripartito come impostato per il suo mastro, ogni mastro è collegato ad una tabella millesimale.

La prima cosa da fare è sommare gli importi preventivati per ogni singolo mastro, ad esempio se preventivi di richiedere delle cifre per 3 conti appartenenti allo stesso mastro, applica la formula 👇

conto1 + conto2 + conto3 = totale mastro

Ora dovremo suddividere il totale mastro per i singoli millesimi, collegati al mastro, utilizzando la formula 👇

totale mastro / millesimo = importo per ogni unità abitativa

Il risultato ottenuto sarà quanto verrà richiesto ad ogni singola unità. Dovremo fare la stessa operazione per tutti i mastri . Ipotizzando che intendi richiedere importi solo per 3 mastri, dovrai procedere alla somma 👇

importo per ogni UI1 + importo per ogni UI2 + importo per ogni UI3 = totale dovuto per Unità Immobiliare

Non ti preoccupare, abbiamo quasi finito. Il totale dovuto per Unità Immobiliare dovrà essere diviso per il numero di rate che hai deciso di emettere. Ad esempio, vuoi emettere 3 rate?

totale dovuto per UI / 3 = importo rata da richiedere

Ricorda che i conguagli dovranno essere aggiunti (se a debito) o sottratti (se a credito) alle rate che hai appena calcolato. Puoi decidere se il conguaglio dovrà essere sommato ad una sola rata, a più rate o richiesto con una rata dedicata (rata conguaglio).

Come richiedere le rate condominiali

Ora che sai quanto richiedere per ogni proprietario e per ogni rata, puoi richiederle emettendo una serie possibile di bollettini: MAV, MAV elettronici, postali, bancari o più semplicemente solo un piano rate. Nell'ultimo caso i condomini pagheranno con bonifici o in contanti.

Se opterai per accettare i contanti, ricorda che tutto dovrà essere versato sul conto corrente condominiale nel più breve tempo possibile e che non sarà possibile incassare importi maggiori di 2000€.

Attenzione

Dal 1 gennaio 2023 non sarà possibile ricevere importi in contanti superiori a 1000€ (Decreto Legge 124 del 26.10.2019).

Registrare gli incassi

Una volta richieste le rate, dovrai provvedere a registrarne gli incassi. È necessario collegare ogni versamento alle rate richieste, potendo determinare in qualsiasi momento quali sono le rate saldate e quelle che ancora risultano da onorare.

Dovrai riportare le date corrette di ogni incasso, il nominativo che ha provveduto al versamento ed il relativo l'importo. Questi valori saranno poi da sottrarre agli importi relativi a tutte le spese ripartite per ottenere i nuovi conguagli di fine gestione. Su questo argomento torneremo con un articolo dedicato.

Registrazione incasso rate condominiali - Arcadia

I preventivi Arcadia per il tuo condominio

Arcadia è in grado di generare le rate condominiali in modo semplice, intuitivo, immediato e corretto. Dovrai solo dedicare qualche minuto del tuo tempo a compilare gli importi da preventivare, al resto penserà il software.

Il piano rate

Nel rendiconto troverai gli importi che hai preventivato, suddivisi per mastro e conto. Questi valori saranno ripartiti con le tabelle millesimali associate ad ogni mastro, creando il relativo riparto di facile consultazione e comprensione.

Importi di preventivo per generare le rate condominiali - Arcadia

Con importi e tabelle millesimali si può procedere a generare le rate condominiali come desiderato. Riprendiamo l'esempio delle 3 rate + 1 anticipata (richiesta prima di aver creato il preventivo), per un totale di 4 rate 👇

generare le rate condominiali con Arcadia
  1. Totale spese (totali mastri)
  2. Saldo gestione precedente (conguagli)
  3. Totale rate da richiedere
  4. Rata acconto già richiesta (se presente)
  5. Prima rata + conguaglio
  6. Seconda rata
  7. Terza rata

Le rate da richiedere si otterranno con il calcolo:

Totale generaleTot da richiederePrima rataSeconda/Terza rata
1 + 2 = 33 - 45 = tot gen/3 + 26 = 7 = tot gen/3
La rata di acconto 4 va inserita solo se è stata richiesta prima della creazione del preventivo

Al termine verranno prodotte le rate che potrai richiedere tramite bonifico, MAV, MAV elettronico, bollettino postale 👇

Il tempo necessario per compilare un preventivo, emettere le rate, i bollettini e registrarne gli incassi è di qualche minuto. Se utilizzerai MAV o MAV elettronici potrai esportare dal conto corrente bancario gli esiti, in questo modo avrai le registrazioni automatiche dei versamenti e relativo controllo con l'estratto conto (riconciliazione). Prendi visione del tutorial su come generare le rate condominiali 👇

Fai lavorare Arcadia al tuo posto. Il software è preparato da un team interno di programmatori, tutti specializzati in amministrazione condominiale. Puoi essere sicuro della correttezza del nostro lavoro.

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Nicola Prencipe
Content manager e web strategist di OS Informatica. Fa parte dell'organico di Safoa - Scuola di Alta Formazione per amministratori di condominio. Docente corsi DM 140/14. Organizza seminari di web marketing e strumenti informatici dedicati agli amministratori di condominio. Consulente per l'organizzazione degli studi di amministrazione immobili. Cura l'istruzione e l'assistenza di Arcadia, il software gestionale per amministratori di condominio. Autore di manuali di web e social media marketing studiati gli amministratori di stabili.
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