Procedure estive - Integrare e controllare le impostazioni

Durante la meritata e spesso precaria pausa estiva, l’amministratore ha maggior tempo da dedicare alle operazioni che solitamente trascura. Scadenze, impegni ed emergenze in estate presentano una tregua che può essere impiegata per prestare attenzione alle procedure estive. Vediamo quali.

Reperibilità?

Prima di dedicarci alle operazioni su Arcadia, consideriamo la reperibilità dell’amministratore di condominio. La giurisprudenza in tal senso non è univoca o meglio, non tratta espressamente di questo dettaglio.

Si prenda come riferimento il rapporto che lega l’amministratore con il condominio: il mandato.

Il mandato è il contratto col quale una parte si obbliga a compiere uno o più atti giuridici per conto dell’altra.

Durante il periodo del mandato non si prevedono sospensioni dei servizi concordati per cui in teoria niente ferie. I periodi di ferie e festività possono essere concordati con una scrittura privata, riportata ad esempio nel preventivo di nomina.

Se non vengono indicati i periodi di assenza, ci si deve riferire al criterio della “diligenza del buon padre di famiglia”. Questo comporta che anche nei periodi di riposo indicati, l’amministratore deve essere reperibile anche se non direttamente dai condomini, almeno in modo indiretto, ad esempio tramite un call center o la segreteria.

A quali controlli dedicarsi nei momenti di pausa

In estate i condomìni si svuotano, le segnalazioni di problemi si riducono come molte altre richieste. In questi momenti ci si può dedicare alle tante operazioni che si sono trascurate durante i momenti più impegnativi.

Dedicarsi ora a controlli e configurazioni porterà ad un notevole risparmio di tempo, quando di tempo non se ne avrà più molto. Passiamo alle procedure estive consigliate.

Controllo anagrafiche fornitori

Diversamente dalle Anagrafiche dei condomini che sono più semplici da tenere aggiornate, quelle dei Fornitori richiedono maggiore attenzione perché da queste provengono possibili errori nella registrazione delle fatture, e di conseguenza anomalie sulle certificazioni fiscali o sui pagamenti.

Se un fornitore ha banalmente modificato il suo indirizzo fisico o l’e-mail, quando andremo ad inviare le CU non le riceverà. Discorso più complesso è se dovesse aver modificato la struttura societaria, in quel caso dovremo controllare anche il Codice Tributo associato, in modo da riportarlo corretto nelle fatture.

Dovremo andare ad integrare i dati mancanti, come l’IBAN, per poter generare i tracciati di bonifico per la banca. Aggiornare il fascicolo fornitori e richiedere i DURC aggiornati o altre certificazioni, in modo che la loro assenza generi un alert prima di procedere ai pagamenti.

Il colore delle icone rileverà se le scadenze previste per i diversi documenti sono prossime o passate. Sapremo subito a colpo d’occhio a quale Fornitore dovremo richiedere le certificazioni aggiornate.

Automatismi contabili

È normale la continua acquisizione di fornitori condominiali, non sempre però si ha tempo di configurare o integrare gli automatismi per la registrazione automatica delle fatture. Questa operazione entra a pieno titolo tra le procedure estive da considerare.

Identico discorso per le procedure di creazione automatica delle spese riportate nell’estratto conto bancario. Possiamo dedicare un po’ di tempo per controllare di non aver tralasciato qualche causale o integrare le Ripartizioni Predefinite Standard per nuovi condomini, o per quelli a cui si sono apportate modifiche ai conti economici.

Integrare e controllare le impostazioni è un’operazione essenziale per garantire la massima efficienza e risparmio di tempo, soprattutto nel periodo della ripartenza dopo la pausa estiva.

Aggiornamento Privacy

Non sempre si trova un momento per controllare o generare i dichiarativi Privacy per nuovi impianti o condomini gestiti, oltre alle nomine a Sub-responsabili per i Fornitori che dovranno trattare i dati dei condomini.

Arcadia consente un rapido controllo dei documenti presenti e di quelli da produrre, consentendo l’invio ai diretti interessati.

Gestire il condominio anche in vacanza

Fortunatamente Arcadia consente di alleggerire in modo sostanziale il lavoro dell’amministratore. Al suo ritorno in studio troverà molto lavoro già fatto, solo da controllare. Vediamo qualche esempio di operazioni che il software potrà compiere anche durante la sua assenza.

Promemoria scadenza rate

Potremo continuare a generare ed inviare automaticamente ai condomini i promemoria per la prossima scadenza rate.

Interventi programmati

I contratti sottoscritti dal condominio per manutenzioni e servizi vari, non è detto vengano sospesi e possono rientrare tra le procedure estive da seguire. Anzi, magari proprio in estate si concentrano maggiormente gli interventi previsti.

Arcadia invierà automaticamente, con qualche giorno di anticipo, la richiesta di intervento dando poi la possibilità di controllare che il numero degli eventi sia rispondente a quanto previsto dagli accordi, quale lavoro è stato fatto e quando. Non avrai più il bisogno di ricevere, ordinare e controllare decine di mail.

Procedure estive per l'amministratore

Non dimentichiamo che la procedura estiva più essenziale deve prevedere il riposo. Se poi dovessi proprio essere richiamato al lavoro, considera che Arcadia è un software in cloud, quindi ovunque ti trovi e con qualsiasi computer, potrai sempre accedere e compiere le operazioni urgenti.

Auguriamo una buona estate a tutti!

Contattaci per avere maggiori informazioni su Arcadia.